Møte og arrangement planlegging kan virke enkelt, men fagfolk vet at det er mer til prosessen enn møter øyet. Det er mange trinn involvert i planleggingen av et vellykket arrangement, som begynner med å identifisere den type arrangement du ønsker å holde og bestemme mål og ønskede utfallet av hendelsen. Når du har valgt en dato og tid for møtet eller arrangementet, kan planleggingen starte for alvor.
Det første trinnet i planlegging innebærer å sette et budsjett for ditt arrangement, ved å identifisere potensielle inntekter og detaljering forventede utgifter.
Dette er et område av hendelsen planlegging som vil trenge konstant vurdering og revisjon, basert på faktiske inntekter og kostnader. En Certified Meeting Professional (CMP) har vist ferdigheter i ikke bare møte og event design, men i økonomistyring også. Julie Wong, CMP av hendelses Concierge i Phoenix, Arizona, sier: "I vår erfaring, kan vi nesten alltid påpeke ting som våre kunder har glemt å ta med i budsjettet.
" Hun understreker viktigheten av å følge opp kostnader og budsjett problemstillinger gjennom hele arrangementet planprosessen, forklarer: "Det er viktig å holde seg på toppen av faktiske utgifter som du jobber gjennom hendelsen planprosessen. En endring i prising kan skape en dominoeffekt som kan negativt påvirke suksessen av hendelsen. "
Velge plassering og type anlegg for ditt arrangement som er i tråd med budsjettet er neste skritt i tilfelle planlegging . Møte- og arrangements planlegger fagfolk vet moduler og outs av ulike arenaer og har utviklet relasjoner med ledelsen.
Basert på erfaring, kan de også gi anbefalinger vedrørende bruk av arrangementene plass, kapasitet og sitte.
Herfra er det mange beslutninger som tas, herunder menyplanlegging, velge leverandører, bestilling av materiell, administrerende invitasjonen og respons prosess, og mye mer, avhengig av omfanget av hendelsen. En CMP har erfaring i prosjektledelse, strategisk planlegging, byggeledelse og markedsføring som gjør henne /ham til å holde seg på toppen av hver eneste detalj gjennom hele prosessen. CMP jobb går langt utover bare den innledende planleggingen, som Wong avslører.
"Hva møte- og begivenhetsplanleggere vet av erfaring er at trekking av et vellykket arrangement krever planlegging, gjennomgang, implementere og gjennomgå enda en gang,» forklarer hun. "Event planlegging er en veldig flytende prosess, og vi er opplært til å håndtere alle aspekter av et bredt spekter av møter og arr