Hvordan kan du unngå å gi din autosvar meldinger som hakkete, jeg-kan-ikke-bruk-a-datamaskin føle? Først bør du forstå hvorfor dette skjer. Hver e-postprogrammet er forskjellig, slik at ulike linjelengder for sine visningsvinduer. Hvis e-postprogrammet lar 75 tegn per linje, kan det se fint på skjermen. Men når du sender den til noen som har programmet lar bare 70 tegn per linje, får de siste fem tegn flyttet til neste linje og bryte opp meldingen. Et annet potensielt problem er skriften du velger. Fonter som Courier New er fast bredde: hver karakter tar opp like mye plass.
Men fonter som Times New Roman (standard skrift for de fleste tekstbehandlingsprogrammer) og Arial har varierende bredde i henhold til tegn: en "i" tar opp mindre plass enn en "w" og så videre. Denne variasjonen i rommet skaper den samme virkning som den brutte linjelengde problem. Hold dine meldinger i en monospace skrifttype (10-punkts størrelse er best i nesten alle tilfeller) og sørge for at hver linje er 60 til 65 tegn. Når du når grensen, må du bruke en hard retur for å starte neste linje i stedet for å la tekstbehandlingsprogram for å bryte teksten.
Hvis du bruker Microsoft Word til å skrive meldinger, er det en teller nederst i vinduet som forteller deg hvilken linje og karakter nummeret du er på mens du skriver (dette leser Ln ## Col ##) som du kan bruke til å sikre at du bor på 65 eller mindre. Du kan også lage en guide på toppen av siden du jobber med (du vil slette guiden etter at du er ferdig med din melding) som vil tillate deg å bestemme din linjelengde på et øyeblikk. En annen måte å unngå å sende uleselige meldinger er å lagre dem i et universelt format.
Mange mennesker feilaktig tror ASCII fungerer på alle datamaskiner, men dette er ikke tilfelle. Du bør lagre (og kopiere og lime) dine meldinger i enten ren tekst (dette er nesten alltid i Courier New skrift) eller rikt tekstformat (formatet hvert tekstbehandlingspro