Siden det er så enkelt å sende en e-post, noen mennesker har en tendens til ikke å behandle e-poster som formell dokumentasjon. En e-post har samme verdi som et brev. Når du sender en e-post, det som er skrevet kan brukes som bevis materiale i en rettssak, derfor er det lurt å sjekker hva som er skrevet på e-post før du sender til mottakeren.
Når du skriver en e-post, bør innholdet være klart slik at den som leser det vil vite hva e-posten handler om. Noen ganger e-post blir sendt med innhold som ikke gjør noe fornuftig i det hele tatt.
Dersom innholdet er ikke klart, vil tiden være bortkastet som det kan ha for å bli sendt inn av avsenderen. Korrespondanse skal være skrevet uten stave eller grammatikk feil så før du sender inn, er korrekturlesing et must.
Når du sender e-post er det å bli husket som de kan videresendes til tredjeparter som viser alt innhold og tidligere avsendernavn. Derfor særlig oppmerksomhet må gis til de e-postinnholdet og til mottakernes adresser.
Informasjon som finnes som ikke er ment for alles øyne, som kan omfatte skade innholdet på grunn av dårlig språk, kritisere andre ansatte eller ledelsen, ondsinnet sladder eller sensurert gjenstander skal ikke sendes inn. Slike emner kan låne avsenderen i store problemer, spesielt hvis e-posten vil ende i lederens innboks. Det har vært ansatte som har blitt sparket fra jobbene sine på grunn av e-poster som endte på en utilsiktet destinasjon enten ved en feil eller på grunn av videresending av tredjeparter.
Siden det er bedrifter som holder alle ansattes korrespondanse i hovedserveren, bør interne e-poster vurderes nøye før du sender inn. Selv om det er akseptabelt at interne e-poster er mindre formell enn de som sendes eksternt, være forsiktig med hva som blir skrevet. Selv tonen i e-posten bør vurderes før du sender inn som det har vært e-poster mottatt som ble misforstått og kaos fulgt spesielt når er avsenderen er sint.
E-poster har blitt en del av hverdagen, men de er ikke spill og som sådan bør behandles med forsiktighet før du sender inn.
Anmeldelser