Kontantstrømmen er forskjellen mellom inn- og utbetalinger (i kontanter, enten fra bankkontoer eller fra annen kilde). Cash Flow må ikke forveksles med inntekter og utgifter eller resultatet som er ganske forskjellig fra inn- og utbetalinger. For å illustrere forskjellen mellom inntekter og utgifter (fortjeneste) og inn- og utbetalinger (kontantstrøm), la oss ta et enkelt fungerende eksempel. Et lite selskap får en kontakt for $ 1.000.000 /- og de beregner sine produksjonskostnader på bare $ 225 000 /-.
Selskapet er sterkt Steilet ved tanken på å lage en nesten 350% fortjeneste på sin nye kontrakt. Med mye fanfare, jubel og gratulasjoner alle runde, er det inngått kontrakter; Produktet er produsert og levert til kunden i januar. Å være et lite selskap som opererer innenfor et beskjedent budsjett, det måtte låne fra banker til høye renter for innkjøp av råvarer etc for denne operasjonen. Kunden betaler bare i juli, noe som er seks måneder frem i tid.
Det lille selskapet i sin iver etter å ta tak i avtale for enhver pris, hadde investert alle sine ressurser på dette spesielle prosjektet, og med månedlige høye renteutgifter nå på grunn av låneinstitusjoner for de neste seks månedene før de får sin betaling fra super entreprenør til å betale av bankene, og ikke klarer å få noen ytterligere lån, finner gradvis seg ute av stand til å oppfylle sine normale månedlige forpliktelser på husleier, priser, lønninger osv eller holde produksjonslinjene rullende for fremstilling av deres normale produkter og allerede avtalte leveranser til andre kunder, selv i flere sine mindre mengder.
Slik at selskapet uunngåelig krasjer, hvorfor? Rett og slett fordi de ikke gidder å se hvordan deres kontantstrøm ville fungere i interimsperioden mellom utgifter og motta penger; ved å bare konsentrere seg om å lage en massiv $ 775,00 /- brutto fortjeneste på en enkelt kontrakt! Det ville bli sett som "over investering" over evne førte til ovenfor krasj. Hvis det hadde vært et større selskap med