Corporate events som lansering, utstillinger, seminarer og treninger er alle året rundt selskapets aktiviteter for salg og markedsføring. Enten internt eller outsource personell, er en hendelse koordinator nødvendig for å gjøre jobben. Her er noen tips om planlegging og organisering av et bedriftsarrangement:
Planning. Initiere møte sammen med nøkkelpersoner for å planlegge arrangementet. Kjenner de grunnleggende detaljene: type arrangement, budsjett tildeling, antall mål deltakere, foretrukne arena og andre spesifiserte detaljer.
Målet med arrangementet og rollen til hver person involvert i et team bør være klart definert.
Utarbeide en sjekkliste og kalender alle aktiviteter spesielt fristene for hver oppgave. Planlegg en periodisk møte for å overvåke utviklingen av hendelsen eller har det gjort elektronisk for å spare tid. Ha en rask katalog av ressurspersoner, leverandører og andre relevante data som trengs.
Venue Krav. Canvass for passende arena skreddersydd for den type arrangement. Gjennomføre en okulær inspeksjon for å personlig se fasiliteter.
Når plasseringen er valgt, tett koordinere med person-ansvarlig og vurdere grundig detaljene i kontrakten. Husk at en detalj savnet kan forårsake problemer og svikt av hendelsen.
Target Deltakere og invitasjoner. Vite først hva slags deltakere du ønsker å delta på arrangementet. Ønsker du arkitekter, designere, i.t.. Fagfolk, HR personell, være konkret på Industries for deltakerne.
Hvordan oppnår du målet antall deltakere
Eksempel:? 500 mål deltakere
500 x 4 = 2000 distribuerte invitasjoner
1000 Mer eller mindre halvparten av det vil bekrefte
500 Mer eller mindre halvparten av det vil delta på arrangementet
Nå kan du treffe målet med 500 eller flere deltakere på selve arrangementet
Ways of Distribution for invitasjoner.
Lag en nettside for arrangementet. Online påmelding er den raskeste og en mer økonomisk måte å trekke deltakere.
E-post blast.
En effektiv og en mer personlig fordeling, men hvis mottakeren er ikke en del av den eksisterende database, sørge for en ansvarsfraskrivelse er indikert på bunnen av invitasjonen.
Direkte post. For tradisjonelle invitasjoner, er direkte post som skrives ut og sendes til målrettede deltakere. Selv om det er mer kostbart, gjør det likevel et godt inntrykk til mottakeren siden det er personlig og konkret. Ulempen er at det krever en tidsriktig distrib