Additionally, kan det være problemer hvis kontrakten ikke blir fornyet ved forfall på grunn av problemer med å hente den gamle kontrakten. Den spesielle kontrakten kan selv være tapt for en competitor.Retrieval kan faktisk være treg hvis disse holdes som papirdokumenter arkivert i papir mapper som er lagret i arkivskap i søknaden rom på mange geografiske steder, som sannsynligvis vil være tilfelle for en global virksomhet. Distribuert innsyn i dokument
Ett stort problem med papirbaserte kontrakter er at det er vanskelig for andre kontorer for å referere til den.
Hvis et annet kontor eller hovedkontoret advokat for å gjennomgå kontrakten, vil den opprinnelige kontoret må fakse det til dem, eller sende det opprinnelige dokumentet, eller ty til en annen tilsvarende prosedyre. Alle disse involverer lokal kontrakten blant de mange papirdokumenter som er lagret i filen room.A dokumentet tenkelig løsning hjelper organisasjoner i en slik situasjon. De papirdokumenter kan konverteres til elektroniske bilder, og behandles videre for å gjøre dem om til maskinlesbar tekst dokumenter. Neste er trinnene indeksering og metadata skapelse.
Dokumentene vil ha metadata som koder og korte innhold sammendrag knyttet til dem.Rommene elektroniske dokumenter kan lagres i en sentral server som kan søkes av autoriserte personer fra hvor som helst, forutsatt at de har tilgang til Internett. Dette vil virkelig bli distribuert tilgang, svært forskjellig fra den tidligere tungvint prosess. Sikrere Lagring av papirdokumenter
Med enkel tilgang gis til elektroniske bilder av originaldokumenter, ville det være bare i sjeldne tilfeller at den opprinnelige papir Dokumentet må være tilgjengelig.
Dette gjør det mulig å lagre disse i en egen, spesialisert anlegg som kan ta forholdsregler mot skade på papir fra eksponering for environment.A spesialisert anlegget kan også administrere uforutsette problemer som oppbevaringsperioder og ødeleggelse av dokumenter som har fullført sin oppbevaringsperioden. Dette er helt forskjellig fr