Document Management: Retrieval Issues

orrige måned. Eller du kan gå inn de unike ordene som brev kan inneholde og spør din e-postprogram (med en søkefunksjon) for å finne den bokstaven. Matchende Query ditt med dokumenter: Sekretæren kan spørre deg om det var brevet som ble sendt i den første uken eller tredje uke som du ønsker. E-post-programmet kan få opp en liste over poster som inneholder ordene du har angitt. Hva som er involvert her er et forsøk på å matche søket med dokumentet. Du må kanskje avgrense søket ved å angi flere kriterier før du får akkurat det du ønsker (hvis den finnes).

Rangering av dokumenter i Order of Relevans: I motsetning til din sekretær, kunne databaser ikke be om ytterligere avklaringer til å identifisere nøyaktig hvilke dokumentet du vil. I stedet, liste de alle dokumentene i sin indeks som samsvarer med søket på noen måte. Det ville da bli nødvendig å rangere dokumentene i en orden av relevans. Søkemotorer har algoritmer for å vurdere relevansen av dokumenter til bestemte spørringer og deretter vise dem i at order.Until gang siden, søk programmer var normalt bare på internett.

I disse dager, slike programmer er tilgjengelig også for frittstående PCer, for ikke å nevne din bedrift intranet.With hjelp av disse programmene, kan du finne det du vil, uten å bry sekretær. Hastigheten på å få dokumentet du ønsker har blitt uforlignelig faster.Structured QueryingStructured spørring kunne hjelpe prosessen med dokumentet gjenfinning å være både raskere og mer meningsfylt. En e-postprogram med søkefunksjoner er et godt eksempel på strukturert spørring.

Du kan angi navnet på avsender eller mottaker og datoperiode, i tillegg til eller i stedet for spesifikke ord i innholdet i posten. I tilfelle av generelle søk også, kan du begrense søket ditt ved å avgrense search.Spending litt tid på hvordan å avgrense søket kan resultere i mye høyere søke productivity.Your Document Management SystemAll godt dokument styringssystemer ville ha anlegg for å aktivere effektiv gjenfinning av dokumenter som er lagret. Tid brukt på å lære å bruke henting verktøy ville være tid bedre enn godt brukt.

Til syvende og sist, bør ditt dokument styringssystem spare deg for tid og energi ved å gi deg rask og enkel tilgang til dokumentene dine Anmeldelser