Å organisere en konferanse kan være en skremmende og tidkrevende oppgave. Oftest den som er ansvarlig for organiseringen av arrangementet er en PA eller sekretær og som sådan har en rekke andre oppgaver. Oftest de er pålagt å organisere en eller to hendelser av denne art per år, og mens mange av dem gjør det ganske effektivt, er det noen som sliter med oppgaven. Denne artikkelen vil forsøke å hjelpe dem som trenger litt veiledning for å fullføre denne oppgaven. Det vil dekke en rekke punkter som skal vurderes fra sourcing en konferansested å legge konferansen feed-back.
Det vil dekke ulike områder i ulike artikler og eldre artikler kan finnes ved å bla gjennom arkivene eller lete etter artikler med titler inkluderer "Organisere en konferanse".
Disse artiklene er skrevet fra en sørafrikansk perspektiv, men er også relevant for andre land der prinsippene om å organisere en konferanse er den samme.
I denne ukens artikkelen vil vi dekke budsjettet når sourcing en konferansested.
Skulle leserne ønsker info eller artikler publisert på bestemte områder, kan du gjerne ta kontakt med forfatter og disse vil bli vurdert.
sourcing en konferansested i Sør-Afrika
UKE 1
Det er flere punkter å vurdere når sourcing et konferansested i Sør-Afrika. Denne uken vil vi dekke budsjettet.
1. Budsjett
Hva er de arenaer kostnader og gjøre de passer budsjettet bevilget til konferansen? Når du ringer for sitater fra arenaer man bør være forsiktig at alle skjulte kostnader er tatt hensyn til.
Noen punkter å merke seg når du ringer for sitater bør være: -
a) Har satsene med eller uten moms? De fleste konferansesteder i Sør-Afrika forslag inkludert moms, men det er noen som siterer eksklusiv merverdiavgift. Du kan utløse merverdiavgift del ut for å møte bedriftens budsjettbeløpet som dette beløpet er normalt ex mva.
b) Gjør de inkluderer krav til utstyr eller er dette ekstra? De fleste arenaer inkluderer standard utstyr i sine priser. Sørg for at du vet hva dette standard utstyr inkluderer og ringe for priser for tilleggsutstyr du kan kreve.
For større konferanser kan du trenger spesialisert utstyr som kan trenge å bli outsourcet til et eksternt selskap.
c) I tilfelle at delegatene krever overnatting, spørre om alle måltider er inkludert eller er boligen oppgitte prisen rett og slett på et bed and breakfast basis. Noen hoteller sitere priser bare for, eller bed and breakfast priser.