d) Har Day Conference sats inkluderer alle forfriskninger, spillested leie etc.? A Day Conference Package Rate DCP omfatter normalt alle te og kaffe, lunsj, bruk av åstedet, bruk av standard utstyr og moms. Det er bedre å bli sitert en DCP rente som inkluderer alt dette enn å bli sitert per te /kaffe økten, lunsj rom leie etc. som muligheten for uventede skjulte kostnader som oppstår er mindre. Også en pakket Renten ligger normalt litt mindre enn summen av delene.
e) Vil prisene øker før konferansen? Ofte en Konferansen arrangeres måneder i forkant av datoen. Sørg for at lokalet siterer du priser som gjelder for den tiden av året konferansen vil finne sted, og ikke dagens priser som kan være gjenstand for årlige økninger.
f) Vet priser inkluderer turist Levy? Turisme avgift er en regjering avgiften på overnatting. Det faller på 1% av boligen del av prisen.
g) Når delegatene bor over natten og overnatting er nødvendig, er det bedre å få en fullt inkluderende Rate en 24 timers pakket rate.
Dette vil normalt inkludere alle måltider, overnatting, konferanserom utleie, standard utstyr, mva, turisme avgift etc. Noen steder vil sitere en middag, seng og frokost hastighet og en DCP separat. Andre kan sitere en seng og frokost hastighet og en DCP rate, men kan utilsiktet utelukke en middag rate. Kontroller at du har budsjettert for middag for bosatte delegater og vet nøyaktig hva du får for prisen.
h) Når arrangerer en konferanse hvor delegatene vil betale for sin egen bolig, men arrangørene vil ordne transport til og fra åstedet, bør man alltid omfatte minst tre offisielle hoteller fra 5-stjerners innkvartering til 3 stjerners overnatting, slik som å gi egnet bolig til et bredt spekter av delegater. Man bør også ta hensyn til avstand på disse hotellene fra konferansesenteret for å begrense transportkostnader.
I neste ukes artikkel vil vi dekke plasseringen av ditt valgte konferansested.
I mellomtiden kan du gjerne kommentere og stille spørsmål som kanskje ikke har blitt dekket i denne artikkelen.
UKE 2
I denne andre ukes artikkel vil vi dekke plassering og datoer når sourcing et konferansested. Sted og dato går hånd i hånd som de fleste av punktene å merke seg er avhengige av hverandre.
Skulle leserne ønsker info eller artikler publisert på bestemte områder, kan du gjerne ta kontakt med forfatter og disse v