holde det rent
Personlige relasjoner, seksuell trakassering og skitne vitser bør begrenses på arbeidsplassen, og bør være forbudt i organisasjonens elektroniske plass.
Begrense videresending
Hvis du fikk et papir brev, ville du rush til kopimaskinen og gjøre kopier for dusinvis av mennesker? Sannsynligvis ikke. Muligheten til massetermin ulike e-post betyr ikke at det er en god idé å massetermin e-poster. Etablere en "need to know" standard.
Begrense underholdning videresending
Mange mennesker frem og re-forward e-post som inneholder komiske, religiøse, inspirerende og patriotiske presentasjoner. Noen kan være pornografisk. Mange av disse er ganske ufarlig, men har ingen plass på dine enheter eller servere, og blir personlig i naturen bør sees og behandles på personlig tid og på personlige maskiner. Ansatte som mottar disse forwards bør slette dem uåpnet, fordi noen av dem kan inneholde virus, trojanere og annen malware.
Angi bruker for papirkopier
Noen brev og dokumenter skal være, på forretningsreise eller faglige grunner, som sendes på gammeldags papir. Noen kan trenge sertifisert post eller andre mottak av bekreftelsen. Retningslinjene bør spesifisere krav til papirdokumenter.
Begrense masse e-post og "svar alle"
masse e-poster i organisasjonene bør begrenses for å hindre innboks rot. Kun autoriserte ansatte, sannsynligvis veiledere og ovenfor, bør bruke masse e-post.
Bruken av "svar alle" bør begrenses slik at du ikke får "round robin" post sperring som ansatte svarer på masse e-poster med mer masse e-poster. Oppmuntre ansatte til å skreddersy kontaktlister; en kunngjøring til selskapet fotballag trenger ikke sendes til 500 ansatte.
HR Matters
Bruk av e-post for menneskelige ressurser saker bør være nøye begrenset.
Etablere absolutter
Noen data og emner kan være naturlig for følsom som skal sendes via e-post eller annet elektronisk avenue. Retningslinjene bør inneholde en liste over forbudte emner.
Ansatte som er usikker på om et bestemt emne bør vite hvilke manager til å spørre før sending.
Nettsamfunn
Blant de yngre generasjoner (og noen oldsters) sosiale nettverk er veldig stor. Nettsteder som Facebook ™ og MySpace ™ har store medlemskap, og medlem aksje enorme mengder informasjon om alle slags emne