På www.whichweekend.com du kan finne ut om dagen bra for alle som deltar på reunion ved å sette opp en kalender med et utvalg av datoer. Send en kobling til kalenderen til alle slik at de kan krysse av datoene de er tilgjengelige. Det finnes også nettsteder som lar deg lage en invitasjon, sende den, og spore RSVP-er for deg og alt GRATIS ved hjelp www.pingg.com eller www.evite.com bare for å nevne noen. For å håndtere menyen tilordne hver gren av familien en annen del av menyen. For eksempel: Uncle Bill familie kan håndtere desserter, kan tante Cathy familie bringe salater.
Denne måten har du en bedre sjanse for å ha menyen bedre dekket i stedet for å ende opp med flere desserter enn andre deler av menyen eller å ha mye av de samme dekket retter. Det kan være lurt å ha tshirts gjort opp for anledningen, hvis så du kan designe dine skjorter på www.cafepress.com her kan du også plukke fra forskjellige fargede skjorter, etc. Dette vil gjøre en fin suvenir av hendelsen annen måte ville være å ha en "hvit elefant" utveksling. Ber alle om å ta med en innpakket element fra hjem til utveksling.
Når det er på tide å bytte varene blåse en fløyte, hvis du liker å gjøre dette et par ganger i løpet av reunion.