Mål
Formålet med disse prosedyrene er å:
1. Sikre at tilstrekkelige kontroller er utført for å kontrollere at forpliktelsen finnes før en faktura føres som en forpliktelse og godkjent for betaling.
2. Sørg for at alle leverandører fakturaer støttes av originale dokumentar poster til bevis innkjøpsordren ble godkjent og de varer og tjenester ble mottatt.
3. Sørg for at prosedyren på rekvisisjon, kjøper et varemottak blir effektivt utført
Regnskap Record
Økonomiavdelingen skal ha kontroll kontoer i General Legder, Datterselskap Ledger som inkluderer Kreditor Ledger og Fixed Asset Register.
Periodisk Forsoning
Månedlig avstemming vil bli gjort mellom kontrollkonti i GL og reskontro og mellom kreditorer regnskap og kreditorer Ledger.
< p> Record of PO /faktura mottatt
All PO mottatt fra Procurement Dept. vil bli registrert i en loggbok og informasjonen i loggboken vil bli sjekket mot PO før første på loggboken.
Behandling av fakturaer
Kontoer direktør skal hente all relevant PO /DO /underlagsdokumenter fra fil for å fortsette med behandling av betaling. Ingen behandling vil bli gjort dersom saksdokumenter er ikke tilgjengelige.
innkjøpsavdelingen har ansvaret for å utstede innkjøpsordre (PO) og videresende F < em> inance Institutt Kopier og bruker Kopier å finansiere avdelingen. All innlevering av innkjøpsordrer for å finansiere avdelingen skal registreres i loggboken holdt med innkjøpsavdelingen. De ansvarlige Leverandørgjeld ekspeditøren som mottar PO må sikre beløpet, mengde og leverandører navn er det samme som PO som er mottatt før første i loggboken. Den PO vil deretter arkivert i henhold til serie nei. ved innkjøpsavdelingen Den ansvarlige Accounts direktør skal:. 1. Stempel "mottatt /Date" på alle leverandører fakturaer; 2. Sortere ut alle leverandører fakturaer til 2 kategorier av "Urgent" og "ikke haster". i. Haster leverandørfakturaer dvs. verktøy regninger og annen faktura i samsvar med vilkårene og betingelsene i de tilknyttede avtaler og andre regninger ved skjønn av den ansvarlige kontoer utøvende eller som instruert av instituttleder. Alle andre leverandører faktura skal klassifiseres som ikke haster. ii. Haster leverandørfakturaer for betaling skal hogge "Urgent" øverst i høyre hjørne av relevante dokumenter et
Betydningen av lyd regnskapssystem til business