Uansett hvem som gjør ansettelser, gjør utøvende rekruttere programvare det mye enklere. Disse programmene kan opprette en database med søkere, organisere søker informasjon, lage reklame for åpne lederstillinger, og filtrere ut ukvalifiserte søkere. Utøvende rekruttere programvare er perfekt for bedrifter som trenger å ansette de beste ledere mulig. Utøvende rekruttere programvare effektiviserer ansettelsesprosessen. Disse programmene er stor for å skape detaljerte databaser av søkere.
Alle typer informasjon som søkere navn, adresse, telefonnummer, gjenoppta detaljer, høyskole grad, og andre relevante kvalifikasjoner er kategorisert og satt i databasen. Rekrutterere kan deretter få tilgang til all nødvendig informasjon om en søker som helst de måtte trenge det. Denne informasjonen er organisert for å tillate rekrutterings å få tilgang til hvilken som helst type data må de til enhver tid. For eksempel er informasjon som er lagret etter type, slik at rekrutterer kan velge å se på bare fortsetter, eller bare folk som bor i en bestemt by, eller noen andre kriterier de velger.
De trenger ikke å søke gjennom hele filen for hver søker å finne den informasjonen de ønsker å vise. Utøvende rekruttere programvare enkelt kan eliminere søkere som ikke oppfyller jobbkrav. Filer av søkere som ikke har den nødvendige arbeidserfaring eller utdanning er merket for å varsle rekrutterere at disse menneskene ikke er fullt kvalifisert. Utøvende rekruttere programvare gjør den vanskelige jobben med å ansette ledere mye enklere. De mange funksjonene i disse programmene effektivisere og organisere søkernes data slik at rekrutterere å lage raskere og bedre beslutninger.