E-post Alternative: Ved hjelp av et ekstranett for elektronisk dokumentdeling
Hvorfor er et ekstranett bedre enn e-post for deling av dokumenter? Svaret er enkelt: e-post er perfekt for en-til-en-kommunikasjon, men ikke ideell for grupper engasjert i prosjektsamarbeid. De fleste e-postprogrammer gir lite - om noen - effektiv måte å prioritere dine meldinger og vedlegg. Alt kommer på samme sted, i den rekkefølgen de ble sendt. Med et ekstranett, er alle prosjektrelaterte dokumenter automatisk fanget i en mappe dedikert til et prosjekt.
Ikke blandet med den nyeste spøk sirkulerer rundt på kontoret. I tillegg kan et ekstranett håndtere alle størrelser dokument. Med e-post, du kjører risikoen for store vedlegg ikke passerer gjennom selskapet brannmur. Dele en power point presentasjon med en gruppe er et perfekt eksempel. Med e-post, må du bryte presentasjoner i små deler, med hver del er knyttet til en egen e-post. Seksjonene ikke kommer på samme tid, og det kan være ganske forvirrende for alle involverte. Tenk deg å dele tre presentasjoner, hver i 3 deler, til seks personer. Det ville være ni e-post til seks personer.
Femtifire meldinger! Ved hjelp av et ekstranett, kan presentasjonene sendes på samme tid, alt intakt, automatisk arkivert i et enkelt prosjekt mappe sammen med alle de andre beslektede materialer. Og alle har tilgang på samme tid. Mange ekstranett gjør det enda enklere, ved hjelp av automatiske e-postvarsler som informerer mottakerne at presentasjonene er tilgjengelige, og gi en kommentar funksjon som gjør at hver bruker å dele sine point-of-view. Et ekstranett sikrer at viktige dokumenter komme til rett sted, klar for umiddelbar respons. Og det setter relaterte dokumenter og meldinger sammen.
Budsjettet, tidsplan, strategisk plan, power point presentasjon, alles notater og kommentarer - de alle vises på samme side. Ingen sortering gjennom en lang liste av urelaterte e-poster. Et siste poeng. Mange ekstranett er sikret med 128 bits kryptering, den samme beskyttelse som brukes for å beskytte finanstransaksjoner. E-post, på den annen side, kan lande i alles hender, som er OK hvis du sender den nyeste spøk, men ikke i det hele tatt morsomt når det kommer til konfidensialitet av dine viktigste dokumenter.
Anmeldelser