Vi er i stand til å lese aviser via Internett, er våre bøker levert til oss og blir lest elektronisk; vi også motta produkt kuponger via e-post. Vårt valg for øyeblikkelig kommunikasjon er i økende grad blir fylt med bruk av datamaskiner, PDA-er og smartphones.However, selv om det papirløse kontor er ennå ikke en realitet, bedrifter er allerede vedta måter som de store mengder papir tidligere brukte, er nå erstattes av flere bærbare alternativer. Teknologien som er spesielt nyttig er det Portable Data Format (PDF-fil) av Adobe.
Når først opprettet den var ment å opprettholde integriteten av dokumentet som det ble sett av ulike datamaskiner og deres ulike operativsystemer. PDF er i stadig utvikling og nå har dynamisk innhold, for eksempel Flash, gjennom koblinger som har tilgang til Internett. Bruken av disse nedlastbare dokumenter av banker, kabel og energiverk for kunde uttalelser og regninger, er å flytte dem mot en papirløs office.Another måte at kontorene er å bli kvitt store mengder papir, er i bruk av skannere.
Digitale postene er skapt gjennom bruk av skannede dokumenter, og prosessen er fullført i løpet av sekunder, uavhengig av størrelse, form eller orientering av skannede dokumenter. Skanneren kan gjenkjenne logoer, kan kategorisere dem, og tegngjenkjenning programvare gir mulighet for rask søking av skannede dokumenter. Flere og flere bedrifter og offentlige etater gjør bruk av skannede dokumenter. Fordelen med å bruke skannede dokumenter er, de er umiddelbart tilgjengelig for alle siden de er lagret på en sikker server som gir tilgang fra hvor som helst.
I motsetning til papir-filer, er lagringsplass aldri et problem siden lagring er i digitalt format, og den lagrede plasseringen er lett found.Yet annen måte som bidrar til etableringen av det papirløse kontoret, er med bruk av Earth Class Mail. En månedlig avgift er kostnader for tjenesten, som avskjærer post bestemt for en hjemme ell