2. Sted og dato
Noen punkter å merke seg når de vurderer plassering av konferansested er: -
a) Hvordan vil delegatene være pendling til konferansested? Hvis delegater skal kjøre, ta hensyn til kjøretid for å unngå delegater som ankommer sent. Programmet eller agenda bør ta hensyn til dette og bli utarbeidet tilsvarende.
b) Hvis verten for konferansen vil være transport av delegater til og fra konferansested, ring for sitater fra transportselskapene eller i huset overføringer til budsjettet tilsvarende for å få delegater til og fra åstedet timeously.
c) Dersom delegater vil bli ankomst og avreise med fly, ta hensyn til hyppigheten av flybilletter på flyselskapene til og fra destinasjonen. Noen konferansesteder i Sør-Afrika har døgnisene som kan være dyrere enn andre destinasjoner.
De kan heller ikke kjøre på, sier for eksempel en søndag, noe som vil resultere i delegater bor en ekstra natt eller ankommer en dag for tidlig. Ta hensyn til dette når du setter datoer for å sikre at du har en anstendig oppmøtet på konferansen.
d) Sjekk hva andre konferanser foregår på samme sted eller på samme destinasjon som deg. Ofte delegater må bestille sin egen bolig, og hvis mange konferanser foregår samtidig på samme destinasjon (dvs. Sandton), kan hotellrommene være en mangelvare og priset litt høyere enn normalt.
Også kan være vanskelig hvis konferansen overlapper med andre på samme tid i samme destinasjon eller spillested pendling til konferansesenteret.
e) Det er alltid lurt å se åstedet før du bekrefter en reservasjon. De fleste hoteller og konferansesteder i Sør-Afrika vil gjerne invitere deg med på en befaring for å se sine lokaler og oppleve deres tjeneste første hånd. Du bør ta opp dette tilbudet for å se, første hånd, hva maten, fasilitetene og servicen er som å sikre at delegatene vil være komfortabel og at stedet vil arbeide for konferansen.
f) Ta hensyn til den tiden av året konferansen vil finne sted og klimaet på den tiden, i denne regionen, og gi råd delegater tilsvarende. Du kan bli planlegger en rekke friluftsaktiviteter, og det vil ikke hjelpe hvis det er regntid. Eller du kan bli planlegger å gjøre noen rafting og det vil ikke hjelpe hvis det er kaldt.
g) Ta hensyn til skoleferien. Lokalet kan være et populært feriemål, og du kan finne at det er støyende og veldig opptatt med feriegjester. Priser kan være høyere også.
h) Noen arenaer, i enkelte omr