Ved å tenke på hva du har å gjøre og planlegge disse oppgavene i samsvar med konsentrasjonsnivåer samt gruppering lignende aktiviteter, vil du naturligvis få mest mulig effektiv bruk av tid tilgjengelig. Produktiviteten vil øke proporsjonalt, og så vil bunnlinjen. Tid er ikke elastisk; det vil ikke magisk utvides til å romme alt vi trenger å gjøre. Derfor må vi lære å bruke det klokt. Vi trenger å forstå vår tid bedre. Hvis du tenker på tiden som noen formløs dimensjon, vil du fritter det bort uten noen reell vurdering av sitt beste bruk. I tillegg er ikke all tid like.
Hvis du er en morgenfugl, er at tid er verdt mer i form av produktivitet enn sent på ettermiddagen tid. Lær å identifisere de mest verdifulle og produktiv tid. Reserve din mest verdifulle tid for intellektuelt krevende aktiviteter. Din middels verdi tid bør brukes på viktige oppgaver som ikke krever at samme grad av konsentrasjon. Endelig reservere lav verdi tid for aktiviteter som krever svært lite konsentrasjon. Effektivt strukturere din tid i form av peak, middels og lav konsentrasjons blokker kan gjøre en stor innvirkning på produktiviteten din hvis du bruker den tiden intelligent.
Det betyr å identifisere hva du har å gjøre og, enda viktigere, hva du ikke må gjøre. En god måte å gjøre dette på er å se om aktiviteten fremmer et bestemt mål. Hvis den ikke gjør det, hvorfor gjøre det? Anslå hvor mye tid hver aktivitet i dag er sannsynlig å ta. Vær realistisk om hva du virkelig kan utrette. Hvis du overbelaster deg selv, du er bare kommer til å bli stressa om hva du ikke gjør, og som gjør deg mindre effektiv i det du gjør. Så tempoet selv. Bare ikke kast bort tid. Gruppering oppgaver vil tillate deg å oppnå mer i samme tidsperiode.
E-post er et godt eksempel: det er langt mer effektivt å sjekke og svare på e-post to ganger om dagen enn å hver melding som, og når det kommer i
.