Det er tydelig, men sant at nyhetsbrevet kan bare være effektiv hvis folk gidder å lese den. I dag er vi alle drukner i et overskudd av informasjon som kommer på oss i alle retninger og i alle former slik at dette virkelig er det største hinderet du må overvinne. Å overtale publikum til å lese hva du har å si, bør du følge noen grunnleggende regler:
1. Kjenn dine lesere Mitt poeng her er at et nyhetsbrev til internt bruk ikke vil tjene for eksterne lesere. De to reader er helt annerledes.
Så hvis du ønsker å målrette både interne lesere og, si, kunder og klienter, trenger du to separate nyhetsbrev. Interne kunder vil ønske å holde deg oppdatert med selskapets utvikling, vet om interne muligheter og høre om selskapets suksesser og utnyttelser av enkeltpersoner. Kunder og klienter ønsker å vite hvordan dine produkter eller tjenester kan dra nytte av dem. De vil også ønsker informasjon som viser din track record og bidrar til å posisjonere deg i sektoren med andre ord informasjon som bygger din troverdighet og troverdighet og viser retningen du går i.
2.
Tiltrekke seg lesere Vær oppmerksom på utseendet av nyhetsbrevet. Gi den en iøynefallende og minneverdig tittel. Det bør ikke være for opptatt eller for lang. Holde det rent, slik at øyet ikke blir distrahert. Ikke gjør prosa for tett. Bryte opp tekst med overskrifter og punkter. Der det er hensiktsmessig, bruker diagrammer, grafer og diagrammer som disse formidle informasjon mer effektivt som ord.
3. Skrive godt skrive enkelt, men nøyaktig. Unngå sjargong, men hvis du trenger å bruke tekniske termer eller forkortelser, spør om leserne vil være i stand til å forstå dem.
Hvis de ikke kan, deretter forklare dem. Unngå klisjeer fordi disse er vanligvis et tegn på at du ikke har avklart hva budskapet er. Sørg for at hvert avsnitt har en setning som oppsummerer innholdet. Eksempelet her er min første setning: skrive enkelt, men nøyaktig
4.. Være direkte Mange mennesker faller inn i en stiv, formell stil når de skriver. Dette er ikke attraktivt. Adresse lesere direkte og unngå passiv stemme. Bruk kontrakt skjemaer som du ville gjort i tale og friske opp stilen med retoriske spørsmål.
Bruk gode, sterke og enkle verb (bruk i stedet for å utnytte, finne ut i stedet for å fastslå). Ikke vær vag: i stedet for salg viste en betydelig økning, sier salget økte med 15%. Skjær adverb: faktisk, faktisk, på hel-fleste adverb er bare padding
5.. Være informativ Gi leserne konkr