Once et dokument var ikke lenger nødvendig, ble den sendt til innlevering avdelingen. En kontorist sortert alle dokumenter til passende båser, og senere tok ut innholdet fra hvert hull og satt dem inn riktig folders.At slutten av økten, ble mappene satt tilbake i relevante arkivskap. I et stort kontor, kanskje hundre arkivskap være nødvendig for å få plass til alt papiret og en stor nok fil rommet var nødvendig for å få plass til innlevering cabinets.That var typisk lagrings scenario i en tidligere periode (og kan fortsatt være i litt gammeldags kontorer).
Enter Datamaskiner og Document Imaging
Med ankomsten av datamaskiner, kan volumet av papir reduseres. Kopier av data opprettet dokumenter kan skrives ut etter behov, og det var ikke nødvendig å bruke flere karbon kopier mens du skriver et dokument (og lagre dem til nødvendig) .Networked systemer aktivert flere avdelinger for å henvise til dokumenter som er lagret i en sentral server og redusert behovet for å skrive ut dokumenter for å sende til andre departments.The Internett kan redusere papir volumer ytterligere.
Korrespondanse kan være gjennom e-post og svar kan være lagret på datamaskinen itself.Document bildebehandling og enterprise content management systemer endret hele scenariet dramatisk. Papirdokumenter kan bli konvertert til elektroniske dokumenter, og integrert i bedriften content.With tillit til at elektroniske kopier (og backup) er tilgjengelig ved behov, mye av de opprinnelige papirdokumenter kan bli makulert gang gjort med. Bare de dokumenter som måtte være bevart under noen lov, eller som kan være nødvendig for søksmål, som trengs for å bli bevart i filen rooms.
With økende aksept av elektroniske dokumenter som juridisk bevis, papir kan bli ødelagt i enda større grad. Resultatet var at flere titalls eller hundrevis av arkivskap kan bli skrotet, og dyre filen rommet plass kan brukes til mer produktive formål. Forholdet mellom dokument bildebehandling og lagringsbehov b