Et selskaps grå flåte refererer til innsamling av ansattes personlige kjøretøy vært brukt for selskapets forretningsreiser. Flåtestyring innebærer å sette sammen trinn, prosedyrer og retningslinjer for å styre og regulere bruken av ansattes biler for arbeidsrelaterte reiser.
De fleste av selskapene som setter opp denne type flåte er de som ansatte trenger ikke å gå på en rekke forretningsrelaterte turer.
Grey flåten er sett av de fleste som en kostnadsbesparende alternativ til å kjøpe eller leie biler bare for selskapets forretningsrelaterte turer spesielt hvis kilometerstand reiste av ansatte i jobben hver måned eller år er svært lav. For noen av disse selskapene, er dette veien å gå, men for noen er det ikke. Det er flere faktorer som bør vurderes før de bestemmer seg for å gå for den grå flåte alternativ i stedet for å kjøpe eller leie noen biler for forretningsrelaterte turer.
Hvis den grå flåten er riktig satt opp og klarte det kan definitivt koste selskapet mye mindre enn andre alternativer.
De fleste er av den oppfatning at å administrere en grå flåte bare koster et selskap de kilometerregninger laget av drivere for hver reise de gjør, og at arbeidsgivere er ikke ansvarlig for de ansatte når de bruker sine private biler for virksomheten.
Disse er store misforståelsene som selskapet i de fleste tilfeller er ikke bare ansvarlig for de ansatte når de bruker sine personlige biler, men i de fleste tilfeller har å plassere disse ansattes biler på selskapets forsikring og administrere dem som selskapet eier dem.
En grå flåtesjefen eller programvare kan være nødvendig, avhengig av størrelsen på flåten.
Hvis det er en liten størrelse flåte, en flåte leder som vil være ansvarlig for å håndtere alt som er relatert til flåten kan være nok som i de fleste tilfeller god bruk av Microsoft Excel er nok for å håndtere alle grå flåten relaterte data. Hvor flåten er en stor en, vil en flåte programvare være nødvendig for å administrere alle data knyttet til ansattes biler. Det er noen viktige faktorer som bør vurdere når du bestemmer om et selskap bør sette opp denne typen flåte.
Det første du må vurdere er hvordan selskapet har til hensikt å styre den grå flåten, Politikk trenger å bli satt på plass for å sikre både sjåføren og selskapets sikkerhet og samsvar med trafikkregler. Dette kan gjøres ved å sikre lisenskontroller, visjon sjekker, driver risikovurdering, online føreropplæring, kjøretøysikkerhetsinspeksjoner, MOT sje