Ta godt møte dokumentasjon skaper verdier for deg selv, teamet ditt og dine kunder. Akkurat som alle andre type dokumentasjon, protokollen bli en rekord som du kan bruke for ulike behov. Mens du oppretter protokollen, er det viktig å ta så mange notater som du muligens kan. Du bør være oppmerksom på folks meninger, bekymringer eller spørsmål, men viktigst, bør du skrive ned de beslutningene som ble gjort.
Dine møtereferater skal følge strukturen av møtet agenda, som vanligvis er sendt til alle møtedeltakere.
Møtet dagsorden
Hver møtet bør starte med et møte agenda. Mens et møte agenda er ikke absolutt nødvendig, er det en veldig god idé å planlegge på forhånd hva møtet skal handle om. En godt planlagt agenda sparer tid og gjør for en mer produktiv diskusjon.
Du bør sende ut dagsorden på forhånd, slik at du informerer de andre partiene hva møtet handler om. Riktig tid når man skal sende møte dagsorden vil variere basert på dine møte dynamikk. Vanligvis er det best å sende agenda en dag eller to i forkant av møtet, men noen ganger et par timers varsel fungerer godt også.
Hvis noen av dine saker krever forberedelse tid fra møtedeltakere, er det alltid bedre å sende møte agenda tidligere heller enn senere.
Hvis du er usikker på når man skal sende møte agenda, kan det være lurt å vurdere å sende det flere ganger. For eksempel sende dagsorden gang tidlig, med nok tid til forberedelser før møtet, og deretter sende den en gang til nærmere møtet som en påminnelse.
Når du sender ut dagsorden inkluderer alltid møtet informasjon, som møteplass, dato og klokkeslett, ringe inn tall eller videokonferanse lenker og passord.
Skrive protokollen
Dine protokollen er en del av prosjektdokumentasjon, og derfor du skal behandle dem som sådan. Du bør holde så mye data som mulig og organisere møte materialer også. Det er flere ting som gode møtereferater må ha:
a) Dato og sted for møtet, sammen med andre tilhørende møteinformasjonen. Det vil være ganger når du trenger å gå tilbake og finne informasjon om et møte som skjedde på en bestemt dato.
b) Møte. Tar møtedeltakelse er svært viktig, spesielt når det er ansvar involvert.
Med informasjonen frammøte du kan alltid fortelle hvem som var til stede da beslutningene ble gjort, eller når visse temaer ble diskutert.
c) møtenotater. Skriv så mye du kan om hva som blir sagt, besluttet eller stemt på. Ikke bekymre deg om din n