d) Gjøremål. Hvis det er en handling, et gjøremål, eller en oppgave, som må gjøres av noen, skriv det ned og legg merke til eventuelle frister knyttet til handling element. Det er en god idé å ha de gjøremål skrevet separat, og for å unngå å blande dem med møtenotater. Folk har en tendens til å skumme over notater tekst og dine gjøremål skal skille seg ut i rapporten.
En annen tilnærming til å gjøre de gjøremål lett synlig er å sette gjøremål tekst (eller eieren og forfall informasjon) i fet skrift.
Sende protokollen
Når du er ferdig med å skrive , korrektur og formatering protokollen bør du sende dem ut til møtedeltakerne. Når du sender møtet minutter inkluderer alle deltakerne, selv folk som ikke har deltatt. Protokollen er av stor verdi for folk som ikke kunne delta på møtet i person. De kan svare på referatet med kommentarer eller stille spørsmål for avklaring.
Hvis diskusjonen utvikler seg etter at du sender de første minuttene, sørg for at alle kommentarer og beslutninger som skjer offline legges til dine møtenotater.
Det er vanligvis best å sende ut møte minutter senest to dager etter møtet er over. Hvis møtereferater inneholde haste gjøremål, bør du sende protokollen så snart som mulig. På denne måten vil gi rom for en passende reaksjon fra handlingen eiere.
Organisere møtereferater
Administrere møtereferater effektivt krever å skape en god journalføring system, hvor du enkelt kan hente dokumentasjon du trenger på et senere tidspunkt basert på ulike oppslags kriterier.
En enkel måte å skape en møteplass minutter styringssystem er å bruke en kombinasjon av mapper og tekstbehandlingsdokumenter. For eksempel kan du opprette en mappe for hver av de periodiske møtene du har, og i hver av mappene lagre en blank mal tekstdokument selve møtet informasjon.
Møtet informasjon bør inneholde deltaker navn og e-post, sammen med møtested og ringe inn tall. I blank mal dokumentet, legge deler for møtedato, oppmøte, møtenotater og gjøremål.
Når du starter et nytt møte, kopiere malen dokument og begynne å fylle i de forskjellige delene med gjeldende møte informasjon. Du kan også holde utestående saker i et eget dokument i samme mappe.
Hvis du trenger å ta møtereferater ofte, bør du vurdere å investere i programvare for å skriv