Document Management er ideen om hvordan å håndtere dokumenter på en god måte å være i stand til enkelt å finne dem, finne informasjon i dem, spore endringer i dokumenter, dele dem med andre mennesker og still bare vise dem til folk som skal være i stand til å se dem. Inkludert i sikkerhets delen er også å være i stand til å kontrollere hva slags informasjon andre bør se og om de skal være i stand til å endre innholdet i dokumentet.
I det siste alle dokumenter ble skrevet på papir og lagret i trygge steder der bare folk med rettighetene til dokumentene hadde nøklene til.
Det kan være en slags arkivskap. Denne metoden er fortsatt brukes på noen steder, men vanligvis er det kombinert med å ha dokumentene i en slags Document Management System, noen ganger forkortet DMS. I begynnelsen ble disse kalt Electronic Document Management Systems (EDM).
I dag kan du finne Document Management Systems som er spesielt brukt for dokumenthåndtering, men det er mange av samarbeid programvare eller prosjektledelse programvare som inkluderer mye av funksjonaliteten som trengs i en rekke selskaper.
Dette gjør det enda vanskeligere å finne det du leter etter, siden du er i stand til å installere ett system med flere formål.
Det er mye forskjellig funksjonalitet du er i stand til å komme med en Document Management System, og det er derfor viktig at du tenker gjennom hva du kan trenge
Noen områder du må vurdere er:.
* Sikkerhet
Sikkerhet er vanligvis svært viktig for de fleste bedrifter og mest dokumentasjon
. Det finnes forskjellige typer av sikkerhet som må vurderes.
Den første er den ytre sikkerhet.
Med under krav til tilgjengelighet er det viktig å sette opp systemet på en måte slik at eksterne parter ikke kan ta del av dokumentene som du ikke ønsker å dele.
Den andre er den indre sikkerhet. Dette er vanligvis litt mer vanskelig siden du ønsker å vurdere flere krav.
Det er vanlig at du vil ha dokumenter som er tilgjengelig for alle mennesker i en avdeling, men bare noen få av de mennesker skal kunne å endre informasjonen. Det er også vanlig at du vil ha private dokumenter for en person som ikke skal være tilgjengelig for alle andre.
Opprette organisasjonsstrukturen for dokumentstyringssystem er viktig før de bestemmer seg for hvilke krav du har. Når du går gjennom organisasjonen og hvordan skal nås og brukes av alle dokumentene du vil forstå mye mer av hvordan du ønsker at sy