* Samarbeid
Ett av formålene med dokumentbehandling systemer er å forbedre samarbeidet og har folk endre dokumentet og enkelt vise den siste revisjonen av dokumentet.
Så, hvordan du vil at dette skal fungere? Ønsker du at alle skal være i stand til å endre dokumentet samtidig eller ønsker du en av gangen legge sine endringer?
Det første alternativet er vanligvis ganske vanskelig, men det er noen dokumenthåndteringssystemer som kan gjøre dette. Den andre løsningen er enklere og har eksistert i lang tid.
Det som vanligvis skjer er at du "sjekke ut" dokumentet for å gjøre endringer. Du kan deretter låse dokumentet for noen andre å endre. De vil imidlertid være i stand til å vise den forrige versjonen av dokumentet (den mest oppdaterte som er i systemet). Når du er ferdig med å endre dokumentet du "sjekker inn" den endrede dokumentet for å gjøre det synlig for alle.
* Tilgjengelighet
Hvordan bør du være i stand til å få tilgang til dokumentene? Dette er et vanskelig spørsmål, siden du kanskje ønsker å være i stand til å arbeide med dokumentet når du er på reise og ikke har tilgang til Internett. Noen selskaper er fornøyd med å ha dokumentet kun tilgjengelig på nettet, og hvis du ønsker å ta det hjem kan du lage en kopi til datamaskinen og vise det offline. Hvis du ønsker å gjøre endringer i det du gjør det på nettet. Men det er også noen bedrifter som trenger å være i stand til å håndtere muligheten til også å endre dokumentet offline.
* dokumentformater
Hva slags dokumenter vil du være i stand til å ha i dokumentet styringssystem og hvordan du vil ha dem til å bli styrt?
Noen systemer tillater deg å arbeide inne i systemet for alle endringer i et dokument. Noen systemer åpner selve programvaren til å fungere i for eksempel MS Word. Det er viktig at du tenker på hvordan du vil at dette skal fungere. Dette er også viktig når man ser på det neste punktet, hvordan å være i stand til å søke og finne dokumentet du leter etter.
* Mulighet for å søke
Du må tenke på hvordan å være i stand til å søke etter dokumentet. En løsning er å opprette Meta Informasjon om dokumentet og koble informasjon slik at den er lett å finne. En annen måte er å være i stand til å søke etter tittel, forfatter og sammendrag. Dette er imidlertid også anses meta data.
En annen måte er å være i stand til å gjøre fritekstsøk gjennom et dokument. Dette er litt vanskelig